ステークホルダー管理・コミュニケーション

近年の PMBOK で重視されるステークホルダーマネジメントとコミュニケーション。AP科目Aでも増えてきた論点。

鳴海 理央

ステークホルダーを特定して、影響力 / 関心度マトリックス (Power-Interest Grid) で分類、そのあと関与計画の策定 → 関与の管理 → 監視、という流れですね。

砂原 ニコ

Power-Interest Gridって何?

緒方 ナオミ 先生

影響力 (高/低) × 関心度 (高/低) の4象限で分類するのよ。
高/高は『密接に連携』、高/低は『満足度を維持』、低/高は『情報を提供』、低/低は『最低限の監視』、というふうに関与の方針を変えていくの。

藤咲 まりあ

コミュニケーションマネジメント?
って、何をするんですかぁ?

鳴海 理央

情報の収集・配布・保管を計画・管理するプロセスです。
誰に・何を・いつ・どの方法で伝えるかを定義した『コミュニケーション計画書』が成果物になります。

緒方 ナオミ 先生

APでは『コミュニケーションチャネル数の計算 N(N-1)/2』と『関与レベルの分類』が頻出よ。

影響力と関心度から関与策を決める

社内販売システム刷新を例に、経営責任者は影響力が高く関心度も高いため、重要判断へ参加してもらい密接に連携します。法務部門は承認権限が高い一方、日常の関心は低いなら、必要な節目で説明して満足度を維持します。現場利用者は権限が低くても関心が高いため、試用会や定期ニュースで情報を提供し、要件漏れを防ぎます。分類は固定ではなく、反対運動や組織変更が起きれば更新します。

特定した各人について、現在の関与レベルと望ましい関与レベルを「不認識・抵抗・中立・支援・主導」で比較します。たとえば現場責任者が現在「抵抗」、望ましい状態が「支援」なら、懸念を個別面談で確認し、移行リスクの対応策と意思決定への参加方法を計画します。単に大量の情報を送るのではなく、期待する行動変化に合う手段を選ぶことがポイントです。

チャネル数と伝達方式を計算・選択する

全員が互いに直接連絡できる経路数は N(N−1)÷2 です。8人なら8×7÷2＝28経路です。ここへ2人追加すると10×9÷2＝45経路となり、増加は17経路です。「人数が2人増えたから2経路だけ増える」という誤答は、追加メンバーが既存全員とも結ばれる点を見落としています。なお、この式は潜在的な一対一の組合せであり、会議の参加人数や実際のメッセージ数を表す式ではありません。

緊急障害の意思決定をポータル掲載だけで済ませる、全員へ同じ詳細報告を送り続ける、といった選択は目的と方式が一致しません。「誰に、何を、いつまでに理解・決定してほしいか」を先に定め、機密性、緊急性、記録の必要性も加えて手段を選びます。